Der Verwaltungsbeirat bildet das Bindeglied zwischen Hausverwaltung und Eigentümergemeinschaft. Der Verwaltungsbeirat oder die Verwaltungsbeirätin erfüllt im Rahmen ihres Ehrenamtes eine Doppelfunktion als Kontrolleur und Unterstützter der Hausverwaltung. Dieser Beitrag soll klären, wie sich die Rolle als Verwaltungsbeirat im Zuge der WEG-Reform ändert.
Wo sind die Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats geregelt?
Die Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats sind an mehreren Stellen des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt. Teilweise werden einzelne Mitglieder des Verwaltungsbeirats angesprochen, teilweise der Beirat als gesamtes. Folgende Aufgaben werden im WEG genannt:
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Der Vorsitzende Des Verwaltungsbeirats vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber dem Verwalter, § 9b Abs. 2 WEG.
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Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter kann zu einer Versammlung der Eigentümergemeinschaft laden, wenn ein Verwalter fehlt, oder sich pflichtwidrig weigert, § 24 Abs. 3 WEG.
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Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter hat die Niederschrift der Eigentümerversammlung zu unterzeichnen, § 24 Abs. 6 WEG.
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Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben, § 29 Abs. 2 WEG.
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Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, § 29 Abs. 2 WEG.
In welchem Umfang hat der Verwaltungsbeirat die Aufgaben der Hausverwaltung zu überwachen?
Seit der Reform des WEG zum 01.12.2020 hat der Verwaltungsbeirat den Verwalter in Anlehnung an § 111 Abs. 1 AktG zu überwachen (Siehe auch Blankenstein, WEG-Reform 2020, Kap. 15.4.3). Die Überwachung umfasst die Kontrolle aller Pflichten des Verwalters durch den Verwaltungsbeirat. Dazu zählen:
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stichprobenartige Prüfung der Buchführung des Verwalters
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Kenntnis über die Verträge der Eigentümergemeinschaft und die Hintergründe der Vertragsschlüsse
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Überprüfung der gewerberechtlichen Zulassung des Verwalters nach §34 c GewO
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Regelmäßige und stichprobenartige Prüfung der Kontosalden und Konten der Eigentümergemeinschaft
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Prüfung des Wirtschaftsplans
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Prüfung des Vermögensberichts
Um die Kontrolle des Verwalters wahrnehmen zu können, sollten sich Verwaltungsbeiräte mit der aktuellen Rechtsprechung rund um das Wohnungseigentumsgesetz auseinandersetzen. Fallen hierfür Kosten beispielsweise für Bücher oder Seminare an, sind diese den Verwaltungsbeiräten zu ersetzen. Es ist aber nicht Aufgabe des Beirats die höchstrichterliche Rechtsprechung zu kennen (LG Düsseldorf, Urteil v. 2.10.2013, 25 S 53/13, ZWE 2014 S. 407).
Erhält der Verwaltungsbeirat einen Aufwendungsersatz?
Der Verwaltungsbeirat hat einen gesetzlichen Anspruch auf Aufwendungsersatz nach §§ 662, 670 BGB (OLG Schleswig, Beschluss v. 13.12.2004, 2 W 124/03, NZM 2005 S. 588; AG Hamburg-Wandsbek, Beschluss v. 11.10.2007, 702 II 58/06, ZMR 2008 S. 335; AG Hattingen, Urteil v. 23.1.2014, 28 C 30/13, ZWE 2014 S. 373). Die Eigentümergemeinschaft hat die Aufwendungen demnach als Schuldner zu ersetzen. Den Beiräten sind alle Aufwendungen zu ersetzen, die sie den Umständen nach für erforderlich halten durften. Dazu zählen beispielsweise die Kosten für den Besuch eines Seminars, für Bücher, Kopien oder Fahrten. Der Aufwendungsersatz kann auch durch eine Pauschale abgegolten werden (OLG Schleswig, Beschluss v. 13.12.2004, 2 W 124/03, ZMR 2005 S. 735; AG Hattingen, Urteil v. 23.1.2014, 28 C 30/13, ZWE 2014 S. 373). Kann ein Beirat nachweisen, dass die tatsächlichen Aufwendungen höher waren, als die Pauschale, ist der Differenzbetrag zu ersetzen.
Kann eine Beiratsvergütung vereinbart werden?
Die Eigentümergemeinschaft kann mit den Verwaltungsbeiräten einen Beiratsvertrag abschließen. Dieser gilt als Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB, wenn ein Entgelt für die Verwaltungsbeiräte vereinbart wird. Die Vereinbarung eines Entgelts hat entscheidende Auswirkungen auf die Haftung des Beirats, denn nur, wenn die Verwaltungsbeiräte unentgeltlich tätig sind, haben sie nach § 29 Abs. 3 WEG nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Wird über den Abschluss eines Beiratsvertrags beschlossen, ist der Beirat selbst vom Stimmrecht ausgeschlossen § 25 Abs. 4 WEG. Der Beiratsvertrag kann ohne gegenteilige Vereinbarung jederzeit von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder einem Verwaltungsbeirat gekündigt werden. Wird ein Verwaltungsbeirat abberufen, muss der Beiratsvertrag zusätzlich gekündigt werden (LG Nürnberg-Fürth, Beschluss v. 15.1.2001, 14 T 7427/00, ZMR 2001 S. 746). Ist mit dem Verwaltungsbeirat eine Beiratsvergütung vereinbart, sind mit der Beiratsvergütung alle Aufwendungsersatzansprüche abgegolten.
Welche Haftungsrisiken bestehen für Verwaltungsbeiräte?
Verwaltungsbeiräte können nach §280 Abs. 1 BGB für eine Pflichtwidrigkeit oder aus Delikt nach § 823 ff. BGB haften. Die Haftung besteht gegenüber einzelnen Wohnungseigentümern, der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder gegenüber Dritten (KG Berlin, Beschluss v. 28.1.2004, 24 W 3/02, ZMR 2004 S. 458; OLG Düsseldorf, Beschluss v. 24.9.1997, 3 Wx 221/97, MDR 1998 S. 35 ff.; KG Berlin, Beschluss v. 8.1.1997, 24 W 7947/95, ZMR 1997 S. 544). Zum Beispiel ist eine Haftung des Verwaltungsbeirats vorstellbar, wenn:
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Die Prüfung des Wirtschaftsplans schuldhaft fehlerhaft ist
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Die Prüfung des Jahresabrechnung schuldhaft fehlerhaft ist
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Die Prüfung des Vermögensberichts schuldhaft fehlerhaft ist
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Eine Überschreitung der eigenen Kompetenzen zum Beispiel durch eine ungerechtfertigte Ladung zur Versammlung vorliegt
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Die Weisungen durch die Wohnungseigentümer missachtet werden
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Fehler beim Abschluss des Verwaltervertrags vorliegen
Kann die Haftung des Verwaltungsbeirats ausgeschlossen werden?
Nach herrschender Meinung kann die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, sowie § 31 a Abs. 2 BGB für Vereinsmitglieder auf Verwaltungsbeiräte übertragen werden. Dementsprechend ist der Verwaltungsbeirat, wenn weder Vorsatz, noch grobe Fahrlässigkeit vorliegt von der Haftung freizustellen. Eine Freistellung kommt aber nicht in Betracht, wenn der Verwaltungsbeirat entgeltlich tätig ist (§31 a Abs. 1 BGB). Eine Freiwillige Haftpflichtversicherung hat keine Auswirkungen auf die Freistellung eines Verwaltungsbeirats.
Ist eine Beiratshaftpflichtversicherung sinnvoll?
Mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung können sich Beiräte gegen die Folgen fahrlässiger Pflichtverletzungen absichern. Nicht zu den Vermögensschäden zählen Personenschäden und Sachschäden. Als Versicherungsnehmer kommen die Verwaltungsbeiräte in Frage, die eine Versicherung auf eigene Kosten abschließen und sich die angefallenen Kosten im Rahmen des Aufwendungsersatzes nach § 670 BGB ersetzen lassen. Auch die Eigentümergemeinschaft kann Versicherungsnehmer sein. Ein Abschluss einer Beiratshaftpflichtversicherung kann nach § 19 Abs. 1 WEG beschlossen werden.
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