Vor der Eigentümerversammlung ist nach der Belegprüfung. Für viele Beiräte ist die Belegprüfung die erste und einzige Gelegenheit die Arbeit der Hausverwaltung zu kontrollieren, da Vorgänge oder gar Belege der Verwaltung nicht über ein Kundenportal zur Verfügung gestellt werden. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle fünf Tipps für die Belegprüfung an die Hand geben.
1. Prüfen sie die Kontostände zum Jahresende
Auch in der Hausgeldabrechnung gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach müssen alle Geschäftsvorfälle des Jahres aufgezeichnet und verbucht werden. Für die Hausgeldabrechnung gelten dabei die Grundsätze der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Als ersten Schritt der Belegprüfung sollten Sie sich demnach die Kontostände zum 31.12 gemäß Buchhaltungssoftware und die Kontostände zum 31.12 gemäß Bankkontoauszug abgleichen. Sind hier Differenzen auffindbar, muss die Abrechnung korrigiert werden. In der weiteren Belegprüfung sollten Sie sich eine Auflistung der Ein- und Auszahlungen geben lassen. Diese muss eine einfache Überleitung vom Anfangsbestand des Kontos am 01.01 zum Endstand des Kontos am 31.12 ermöglichen. Es gilt Anfangsbestand + Einnahmen - Ausgaben gleich Endbestand.
2. Rücklagen - Fehlerquelle Nummer 1
Fehler sind vor allem bei den Rücklagen anzutreffen. Bei einer sauber geführten Verwaltung werden separate Konten für die Rücklagen und die Hausgelder geführt. Während Liquiditätsumbuchungen vom Rücklagenkonto auf das Hausgeldkonto gerade im Frühjahr zum Ausgleich von Jahresrechnungen sinnvoll und vertraglich vereinbart sein können, bedarf die Entnahme vom Rücklagenkonto stets einer Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung. Liquiditätsumbuchen vom Rücklagenkonto auf das Hausgeldkonto müssen im Jahresverlauf ausgeglichen werden. Seit der WEG-Reform zum 01.12.2020 ist die Bildung einer Liquiditätsrücklage möglich. Prüfen Sie in Ihrer Abrechnung unbedingt, ob die nach Abrechnung ausgewiesenen IST-Rücklagenbestände auch tatsächlich auf einem Bankkonto vorhanden sind. Der Ausgewiesene Rücklagenbestand darf keine zukünftigen Forderungen enthalten. Zum Beispiel weisen Hausverwaltungen die Nachzahlung der Hausgeldabrechnung oft in der betreffenden Abrechnung als Vermögen der Eigentümergemeinschaft aus. Dies ist nicht zulässig und dient als Instrument der Täuschung. Prüfen Sie auch, ob die Gelder der Rücklagenzuführung tatsächlich an ein Konto der Eigentümergemeinschaft geflossen sind. Der Buchungstext Rücklagenzuführung wird von unprofessionellen Verwaltern häufig als Täuschung für veruntreute Gelder genutzt.
3. Kontoumsätze zum Jahresende
Als Beirat großer Wohnanlagen werden Sie im Regelfall eine Stichprobenartige Belegprüfung durchführen. Hierzu lohnt es sich besonders auf die Kontoumsätze zum Jahresende zu achten. Üblicherweise haben Eigentümergemeinschaften in der ersten Jahreshälfte die meisten Kontoumsätze. Es werden Jahresrechnungen zum Beispiel für Kabelanbieter, Versicherungen und Messdienstleister fällig. Ebenfalls werden die Abrechnungsspitzen der Eigentümer ausgeglichen. Gegen Jahresende sollten nur wiederkehrende Zahlungen wie Hausgelder oder Abschläge der Versorger anstehen. Häufen sich die Zahlungen am Jahresende sollten Sie genau prüfen, wer die Kontoinhaber der empfangenen Zahlungen sind. Möglicherweise wurden um den 31.12 Gelder zwischen den Konten mehrerer Eigentümergemeinschaften hin und her verschoben, um fehlende Gelder zu verschleiern.
4. Der Termin der Belegprüfung
Der Termin der Belegprüfung sollte nicht unmittelbar vor der Eigentümerversammlung stattfinden. Erstens werden hier in der Kürze der Zeit Fehler womöglich übersehen. Zweitens könnte die Abrechnung nicht mehr vor der Eigentümerversammlung korrigiert werden und ein Nachholtermin wird nötig. Bei guten Hausverwaltungen wird die Abrechnung erst geprüft und dann an die Eigentümer versandt. Lassen Sie sich als Beirat vor der Belegprüfung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und eine Übersicht der Einzelbuchungen von der Hausverwaltung zusenden. Diese Daten können Sie mit dem Vorjahr vergleichen. Sind auffällige Abweichungen vom Wirtschaftsplan vorhanden oder haben sich einzelne Kostenpositionen erhöht, können Sie sich hierfür die Belege zeigen lassen. Gab es größere Sanierungsmaßnehmen, lohnt es sich auch die verbuchten Handwerkerleistungen zu prüfen. In jedem Fall ist es entscheidend nicht nur die Belege und die Buchhaltung, sondern auch die tatsächlichen Kontoumsätze zu prüfen.
5. Prüfen der Weiterbildungsnachweise und der Verwalterzertifizierung
Seit dem 01.08.2018 gilt die Berufszulassungsregelung des §34c Gewerbeordnung (GeWO). Ebenfalls gilt die in §15 MaBV verankerte Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in einem Dreijahreszeitraum. Nutzen Sie als Beirat die Gelegenheit sich über die Weiterbildungen der Hausverwaltung zu informieren. Professionelle Verwaltungen halten ein Konzept zur Weiterbildung vor. Die Hausverwaltung Grünbeck setzt dabei auf die Angebote der Haufe Akademie. Alle Mitarbeiter:innen haben uneingeschränkten Zugriff auf dieses Angebot. Kontinuierliche Weiterbildung seitens der Hausverwaltung ist wichtig, um eine Hohe Qualität zu gewährleisten. Ebenfalls sollten sie prüfen, ob Ihr Verwalter ein zertifizierter Verwalter ist, da nur noch die Bestellung eines zertifizierten Verwalter ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht.
Wir sind Ihre Hausverwaltung in Abensberg, Neustadt, Kelheim und Regensburg. Informieren Sie sich hier über Ihre Vorteile als Kunde einer professionellen Hausverwaltung.
Weitere interessante Artikel:
1. WEG-Reform und neue Befugnisse des Verwalters: Das gilt es zu beachten.
2. WEG-Reform: Kostenverteilung bei Erhaltung, Erstherstellung und modernisierende Instandsetzung
3. Neues WEG-Recht, neue Kostenverteilung – das gilt es zu beachten.
4. Erhaltungsrücklage als Sparstrumpf der WEG: Das hat sich mit der WEG-Reform geändert